Curso avanzado de archivos y gestión documental

Descripción

El curso avanzado de gestión documental y administración de archivos está diseñado para conocer, cumplir y aplicar la normatividad, las buenas prácticas de gestión documental y los estándares internacionales vigentes en planeación, control y administración de archivos, incrementar la efectividad empresarial reduciendo el tiempo de trabajo en temas de organización, conservación y disponibilidad de archivos, minimizar los riesgos inherentes a la pérdida, deterioro y fuga de la información empresarial, ahorro de gastos y evitar las sanciones legales por no cumplir con las normas de gestión documental. En este curso se estudiarán los procesos de gestión documental, los principios archivísticos, los instrumentos para la gestión de documentos y la metodología para la organización de archivos acumulados. Ciclo 1: Gestión documental y organización de archivos Objetivos: Estudiar y analizar los conceptos básicos de gestión documental, principios fundamentales y la estructura de procesos. Sensibilizar a los participantes sobre la importancia de la gestión documental en las organizaciones. Analizar la normatividad archivística y aplicarla a las organizaciones. Aprender a elaborar los instrumentos archivísticos fundamentales para la gestión documental. Programa: Marco teórico de la gestión documental - Conceptos generales sobre documentos y archivos • La archivística • Importancia de los archivos • Principios archivísticos • La bibliotecología y las ciencias de la información • La gestión documental • Evolución y desarrollo de la gestión documental • Sistemas de información - Sistema de gestión documental • Retos de la gestión documental • Terminología archivística • Conceptos generales sobre los documentos • Clasificación de los documentos • Características fundamentales de los documentos Marco normativo de la gestión documental y entorno funciona Entorno funcional - ámbito de aplicación de la gestión documental • Entorno funcional • Sujetos obligados • Tipos de información que integran el sistema de gestión documental • Instancias asesoras • Comité interno de archivo • Conformación y funciones del comité interno de archivo Procesos de gestión documental • Planeación • Producción • Gestión y trámite • Preservación • Organización • Disposición • Transferencia • Valoración Instrumentos archivísticos Cuadro de clasificación documental • Elaboración del cuadro de clasificación Documental Tablas de Retención Documental y bancos terminológicos de series y subseries documentales • Elaboración de las tablas de retención documental • Pasos metodológicos • Periodos de conservación de los documentos Inventarios documentales y Tablas de valoración Documental • Inventarios documentales • Elaboración de las Tablas de valoración documental Programa de gestión documental PGD • Elaboración del programa de Gestión Documental Plan institucional de archivos pinar Tablas de control de acceso a la información Organización de archivos acumulados Normas y estándares internacionales de gestión documental

Lo que aprenderás

• Aplicar las técnicas de archivo, los procesos de gestión documental y los instrumentos archivísticos a los documentos recibidos y producidos por una empresa.
• La importancia de contar con sistemas de información que permitan la disponibilidad y usabilidad de los documentos en las empresas.
• La gestión de documentos físicos en formato papel y electrónicos.
• Los estándares internacionales de gestión documental.
• Los pasos metodológicos para el diseño de un sistema de gestión documental
• Organización de archivos desordenados y que no tenemos conocimiento de que documentos reposan en ellos

Requisitos

• Este curso tiene un nivel avanzado que inicia desde cero, con el fin de que todas las personas que participen en el puedan conocer los conceptos básicos y aplicarlos posteriormente.